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掌印,不再让印章管理制度成为“稻草人”

发布时间:2017-10-09

公章虽小,但代表的意义可不小。它不仅是企业管理者权力的象征,更是对外履行相应经济责任的有效凭信。针对印章使用上的一些乱象,很多企业无论大小都会有自己的一套印章管理制度。

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尤其是一些金融、建筑、地产、商贸等分支机构多,业务量大的企业,都有完善的内控制度和规范的使用流程,包括公章由专人保管,使用要申请,盖印甚至要求多人在场。

然而,再严格的管理制度仍然堵不住人为操作的漏洞,印章被私用、乱用、滥用的现象层出不穷,造成的风险也触目惊心。

归根到底,大部分企业的印章管理始终停留在制度管理的层面上,流于形式,且过多地寄托于员工能自觉遵守,没有形成全程管控的安全网,没有形成有效威慑的高压线。

最终,因为某些员工处心积虑和心存侥幸,制度漏洞成为经济风险,看似强大、完善的印章管理制度成为稻草人、纸老虎。

无论是印章管理还是印章使用,都离不开人,要真正让管理有规可依,让使用有迹可循,就必须让使用人清楚地了解哪些能做、哪些不能做、应该怎么做、具体程序怎样、违反流程怎么办、如何惩处?所有这些流程制度,不能雾里看花,纸上谈兵。

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同时更重要的是,要在过程中尽量压缩人为操作的空间,确保印章不能打折扣、搞变通,避免盖出人情章、关系章。印章管理的全过程必须是可监督、可检查、可追责、可处罚。

如果,能让印章可控,同时能管住不可控的人,做到全过程都有对风险层层堵截的防线,这样的印章管理安全系数就大大提升了。

掌印,作为物联网时代下智能印章概念的倡导者,不仅是一个智能硬件,更是一套用印安全管理的解决方案。

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掌印,依托强大的云管理平台,让印章从刻制、领用、保管、使用、追查、销毁都实时可控,有迹可循。当前大部分打着智能印章头衔的产品,更多地管控还是集中在事前,最能产生风险的盖印过程中,管控力度也同样是稻草人、纸老虎。

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掌印盖章过程中,必须扫描二维码验证,这个动作远远不止验证真实性这么简单。二维码十秒更换一次,让使用者只能盖一次,并且印章摆放位置不能挡住盖印资料的内容,否则影像不能即时上传管理后台,掌印也不会执行盖章这个动作。看清楚,盖印动作由掌印自动完成,是不是更可靠?

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同样很重要的是,掌印让企业能有事后追溯的能力。实时上传的盖章文件按实现申请的内容分类归档,有时间、地点、使用人。即使出现违规用印,企业管理者也能得到提醒,即时制止、事后追责,避免产生更大风险。

掌印提供的用印安全整体解决方案,就是避免企业的印章管理制度成为稻草人,而是给企业一个聪明、洞察千里、不知疲惫的机器人,堵住层层未知漏洞,给印章使用人画一根不想碰、不敢碰、不能碰、不去碰红线。

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